溝渕善彦のAI活用術

近年、AI（人工知能）の活用が企業経営において注目を集めています。特に中小企業にとっては、人手不足や業務効率化といった課題を解決するための有力な手段となりつつあります。今回は中小企業診断士の私が日々の業務でAIを活用する際の、具体的な事例をご紹介します。

AIに対するイメージとは？

「AI」という言葉を耳にすると、最先端の技術や難しい操作が必要といったイメージを持たれる方も多いかと思います。

しかし、機能が絞られていることから簡単に活用できるツールが多く存在しています。特に、日常業務を効率化し、アイデアを形にする手助けをしてくれるツールに絞って活用することがおすすめです。

中小企業診断士の業務内容と、抱える課題

中小企業診断士は、企業経営のコンサルタントとして、以下のような業務を日々行っています。

• 企業との定期ミーティング：ヒアリングを行い、現状の課題や目標を把握。

• 議事録作成と共有：ミーティング内容を記録し、要約した議事録を関係者に共有。

• アクションプランの立案：議論内容を基に、To-Doや次のステップを策定。

非常に重要な職務ではありますが、、特に議事録作成や要約には時間がかかり、効率性を模索していく必要がありました。加えて、要約段階のように一言一句の正確性が求められるわけではない場面では、迅速な対応が優先されることもあります。

こういった業務を効率化するために、活用しているAIをご紹介します。

活用しているAI関連ツール

1. 音声要約型AIツール：PLAUD

PLAUDはボイスレコーダーにAIを搭載したツールです。アプリを介してスマートフォンに使用して接続するため、複雑な操作をせずとも活用することができます。

• 音声の記録と議事録作成：ミーティング中の会話を記録し、必要な内容を要約。

• To Doリストやマインドマップの作成：議論の内容を視覚的に整理し、次のステップを明確化。

議事録を一から手動で作成する手間が省けるだけでなく、発想の整理にも大いに役立っています。また、プラウドは個人データの暗号化などの適切に行われているため、セキュリティー上の観点においても懸念が少ないと言う魅力を持っています。

2. 文面指示型AIツール：ChatGPT

ChatGPTはテキスト入力形のAIです。"プロンプト"と呼ばれるテキスト形式の指示を入力することで操作します。特に文面の要約や文章作成に強みを持っています。

• 融資申込書のまとめ：ヒアリングした内容を指定文字数に要約。

• 文章校正・改良：意図を簡潔に伝えるための調整が可能。

特に、短時間で多くの文書を処理する必要がある場面では非常に頼りになる存在です。

AIに任せるところ、人がやるべきところ

AIを活用することで得られる効果は単なる「業務効率化」に留まりません。主に、以下のような事例を挙げることができます。

• 発想のサイクルを加速：作業時間を短縮することで、より多くの時間をアイデア出しや戦略立案に充てられる。

• 隠れた課題への気づき：AIが提供する多角的な視点が、新たな気づきをもたらす。

こうした効果は、企業経営において「氷山の下」に隠れていた課題を顕在化させ、解決策を生み出す手助けとなります。
しかし、2024年のAIにおいては、最終的な決断は人間が行う必要があります。要約された文章や提案を受けて、私たちが取捨選択を行うことでより行動を効率化することが可能です。

まとめ｜AIを活用すること

日々の業務において、AIツールの要約力を生かせる側面は多いはずです。

各AIには、得て不得手が存在していますので、活用方法を前提に取捨選択を行うことができれば、業務効率化の観点で大きな助けとなる可能性があります。

ちなみに、この記事自体もAIツールであるChatGPTを活用して執筆しています。構成を人の手で行い、仮の文章をAIで出力。最終的な校正作業を実施し完成形となりました。このように構成や文章の見直しをAIがサポートすることで、効率的に完成形を生み出すことが可能です。

皆さんも一歩踏み出して、AI活用を始めてみてはいかがでしょうか？